工程监理:合同管理的方法及措施 1 合同管理的原则 1.1 事前预控:采取预先分析、调查的方法,对合同执行中可能出现的问题提前发出预示,防止偏离合同约定事件的发生。
1.2 及时纠偏:随时跟踪合同的执行情况和施工中存在的问题,通过发出《监理工程师通知单》、《监理工程师联系单》的形式,督促违约方纠正不符合合同约定的行为;对设备合同的执行情况,监理工程师及时了解与跟踪厂商执行供货计划的过程,尽量避免设备实际到场时间提前或滞后对工程进度计划的影响。 1.3 充分协商:在处理过程中,认真听取有关各方意见,与合同双方充分协商。
1.4 公正处理:严格按照合同有关规定和监理程序,公正、合理地处理合同其他事项。 2 合同管理的主要内容 2.1 协助业主进行工程招投标 根据业主的需要,参加工程施工及设备、材料的招投标工作,对招标文件内容和标底提出意见和建议,协助业主选定承包单位及供应商。
2.2 协助业主确定本项目的合同结构 本工程的合同包括勘察合同、设计合同、工程承包合同、加工合同、材料与设备供货合同、运输合同、业主指定分包合同等。合同管理的一项重要内容就是对合同的框架、类型、主要部分和条款进行分类、汇总,形成本工程的合同结构,确定合同内容符合工程总体进度计划和投资概算。
2.3 合同执行过程管理和检查 在工程建设实施阶段,对监理工作范围内的合同履行进行全过程的监控、检查和管理。 2.4 处理合同纠纷和索赔 协助业主和公正处理建设工程各阶段中产生的索赔,参与协商、调解、仲裁甚至诉讼解决合同的纠纷。
2.5 对合同的执行过程进行鉴证、处理合同中涉及的第三方关系以及合同条款中涉及的其他事项。 3 合同管理的方法和措施 3.1 合同分析 3.1.1 对合同类型和相关条款进行分析、归纳,建立本工程的合同结构。
对工程承包、材料设备采购等与工程建设相关的合同条款、法律条款分别进行详细的分析,对合同条款的更换、延期说明、投资变化等及时分析、备案。 3.1.2 对业主有关的活动分别存档,以防漏项。
合同分析是合同管理的基础,与过程控制紧密相连,过程中的变化应及时总结、归纳,实现合同管理的动态控制。 3.1.3 分析合同中易产生风险和变更的条款,并分析这些条款与设计、总包、分包、监理等单位以及与工程质量、进度、造价的关系,为制定预防措施提供依据。
3.2 制定预防措施 在合同分析的基础上,对本工程合同实施过程中可能出现的合同违约、变更情况等作出预测,制定相应的预防措施,并及时提交给业主。在此基础上,要求承包商、材料设备供应商根据各自的合同内容制定相应的预防措施,并提交监理审核。
预防措施的制定,可有效地减少合同纠纷、变更及索赔等现象。 3.3 建立合同管理信息系统 在本项目监理信息管理系统的基础上,采用计算机建立合同管理子系统,形成本工程合同管理,其主要功能为: 3.3.1 提供合同结构模式和选用; 3.3.2 合同文件、资料登录、修改、删除、查询和统计; 3.3.3 合同执行情况的跟踪及处理过程和管理; 3.3.4 形成合同执行情况报表; 3.3.5 为投资控制、进度控制、质量控制提供有关数据; 3.3.6 现行经济法规、资料的查询。
4 合同争议与违约的管理 4.1 合同争议的调解 4.1.1 项目监理部接到调解合同争议的书面要求后,要及时进行调查取证,了解合同争议的全部情况,及时与合同争议双方进行磋商,在此基础上提出调解方案。如果双方对调解方案没有异议,在符合施工合同的前提下,双方均应执行。
4.1.2 在争议调解过程中,除已达到了承包合同规定的暂停履行合同的条件之外,项目监理部应要求合同的双方继续履行合同,或督促承包商采取措施尽量减少损失。 4.1.3 合同一方或双方不同意监理部调解决定时,可按合同约定的解决争议的最终办法提请仲裁或向法院起诉。
在仲裁或诉讼的过程中,监理部有资格和义务作为证人,公正地向仲裁机关或法院提供与争议有关的证据。 4.2 违约处理 4.2.1 在监理过程中发现违约事件可能发生时,项目监理部及时提醒有关各方,防止或减少违约事件的发生。
4.2.2 对已发生的违约事件,监理部应在充分调查了解的基础上,以事实为根据,以合同约定为准绳,公平合理地处理。 4.2.3 处理违约。
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合同生命期从签订之日起到双方权利义务履行完毕而自然终止。而工程合同管理的生命期和项目建设期有关,主要有合同策划、招标采购、合同签订和合同履行等阶段的合同管理,各阶段合同管理主要内容如下。
1.合同策划阶段合同策划是在项目实施前对整个项目合同管理方案预先作出科学合理的安排和设计,从合同管理的组织、方法、内容、程序和制度等方面预先作出计划的方案,以保证项目所有合同的圆满履行,减少合同争议和纠纷,从而保证整个项目目标的实现。该阶段合同管理内容主要包括以下方面:
(1)合同管理组织机构设置及专业合同管理人员配备。
(2)合同管理责任及其分解体系。
(3)采购模式和合同类型选择和确定。
(4)结构分解体系和合同结构体系设计,包括合同打包、分解或合同标段划分等。
(5)招标方案和招标文件设计。
(6)合同文件和主要内容设计。
(7)主要合同管理流程设计,包括投资控制、进度控制、质量控制、设计变更、支付与结算、竣工验收、合同索赔和争议处理等流程。
2.招标采购阶段合同管理并不是在合同签订之后才开始的,在招投标过程中形成的文件基本上都是合同文件的组成部分。在招投标阶段应保证合同条件的完整性、准确性、严格性、合理性与可行性。该阶段合同管理的主要内容有:
(1)编制合理的招标文件,严格进行投标人的资格预审,依法组织招标。
(2)组织现场踏勘,投标人编制投标方案和投标文件。
(3)做好开标、评标和定标工作。
(4)合同审查工作。
(5)组织合同谈判和签订。
(6)履约担保等。
3.合同履行阶段合同履行阶段是合同管理的重点阶段,包括履行过程和履行后的合同管理工作,主要内容有:
(1)合同总体分析与结构分解。
(2)合同管理责任体系及其分解。
(3)合同工作分析和合同交底。
(4)合同成本控制、进度控制、质量控制及安全、健康、环境管理等。
(5)合同变更管理。
(6)合同索赔管理。
(7)合同争议管理等。
一、合同管理方法
第一章 总则
第一条 为了实现依法治理企业,促进公司对外经济活动的开展,规范对外经济行为,提高经济效益,防止不必要的经济损失,根据国家有关法律归定,特制定本管理办法。
第二条 凡以公司名义对外发生经济活动的,应当签订经济合同。
第三条 订立经济合同,必须遵守国家的法律法规,贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第四条 本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同,不包括劳动合同。
第五条 除即时清结者外,合同均应采用书面形式,有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
第六条 国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。
第七条 公司由法律顾问根据总经理的授权,全面负责合同管理工作,指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。
第二章 合同的订立
第八条 与外界达成经济往来意向,经协商一致,应订立经济合同。
第九条 订立合同前,必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况,无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
第十条 除公司法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
第十一条 对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式,法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式,其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
第十二条 授权委托事宜由公司法律顾问专门管理,需授权人员在办理登记手续,领取、填写授权委托书,经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
第十三条 符合以下情况之一的,应当以书面形式订立经济合同:
1、单笔业务金额达一万元的;
2、有保证、抵押或定金等担保的;
3、我方先予以履行合同的;
4、有封样要求的;
5、合同对方为外地单位的;
第十四条 经济合同必须具备标的(指货物、劳务、工程项目等),数量和质量,价款或者酬金,履行的期限、地点、和方式,违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
第十五条 对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品,有合同双方共同封存,加盖公章或合同章,分别保管。
第十六条合同标的额不满一万元,按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的,必须事先填写非书面合同代用单,注明本办法所规定的合同主要条款,注明不能订立书面合同的理由,并经总经理批准同意,否则该业务不能成立。第十七条 每一合同文本上或留我方地合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号,如不能一一注明,须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。
第十八条 合同文本拟定完毕,凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务部门等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
第十九条 公司经理对合同的订立具有最终决定权。
第二十条 流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上,合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
第二十一条 对外订立的经济合同,严禁在空白文本上盖章并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章,严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章;如有例外需要,须总经理特批。
第二十二条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
第二十三条 合同盖章生效后,应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
第二十四条 合同文本原则上我方应持单份,至少应持二份,合同文本及复印件由财务部、办公室、法律顾问、具体业务部门等各部门分存,其中元件由财务部门和办公室留存。
第二十五条 非书面合同代用单也视作书面合同,统一予以编号。
二、如何进行合同管理分类
1、先对合同进行编号处理(编号要按照一个标准进行)。
2、归属于各个部门的合同应有相应部门管理。
3、各部门负责人指派专人对合同进行整理、归档、备案。
4、各部门自行备案后,并报人事行政部统一备案管理。
5、公司需要某份合同时,可以先由人事行政部查询一下,然后再去有关部门调取文件。
(一)健全建设工程合同管理法规,依法管理 在培育和发展社会主义市场经济活动中,要根据“依法治国”的方针,充分发挥和运用法律手段调整和促进建筑市场正常运行的重要作用。
在工程建设管理活动中,确保工程建设项目从可行性研究、工程项目报建、工程建设项目招标投标、工程建设项目承发包、工程建设项目施工和竣工验收等活动纳入法制轨道。 增强发包方和承包方的法制观念,保证工程建设项目的全部活动依据法律和合同办事。
建筑法》是我国经济法的重要组成部分。它是我国国民经济支柱产业之一的建筑业基本法。
制定和颁布《建筑法》,从而建立、健全我国工程建设法规体系,完善工程建设各项合同管理法规,是培育和发展我国建筑市场经济的客观要求和法律保障。 在建立、健全建设工程合同管理法律规范的过程中,各级建设行政主管机关应当在组织学习国家法律和行政法规的基础上,制定出各级地方建设工程合同管理规章配套工作,严格遵照“统一性、严肃性和法定程序的原则”行事。
所谓统一性,是指各级建设工程合同管理规章,应与国家《合同法》、国务院颁布的有关条例等建设工程合同管理法规的一致性;而不得有悖;所谓严肃性,是指制定地方规章是一项带有“立法”性的工作。 因此,法规中的基本概念、用词和文字表达,必须符合法律和行政法规。
否则,必然造成执行中的混乱。所谓法定程序,是指制定地方行政规章时,必须符合全国人大及其常委会的有关决定和国务院的有关规定。
否则,把严肃的地方行政法规制定工作,当成“长官意志”的“土政策”披上“合法外衣”的过程,其后果必然造成工程建设领域中合同管理的混乱,从而影响建筑市场经济的良性发展。 (二)建立和发展有形建筑市场 建立完善的社会主义市场经济体制,发展我国建设工程发包承包活动,必须建立和发展有形的建筑市场。
有形建筑市场必须具备三个基本功能,及时收集、存贮和公开发布各类工程信息,为工程交易活动,包括工程招标、投标、评标、定标和签订合同提供服务,以便于政府有关部门行使调控、监督的职能。 国务院1998年颁发的《三定方案》对国家工商行政管理局和建设部有关合同管理作出明确规定:国家工商行政管理局:组织管理经济合同;组织规范管理各类市场的经营秩序;组织实施经济合同行政监督,组织查处合同欺诈;建设部:指导和规范全国建设市场,拟定规范建设市场各方主体的市场行为,以及工程招标投标、建设监理、建筑安全生产、建筑工程质量、合同管理和工程风险的规章制度并监督执行。
(三)建立建设工程合同管理评估制度 合同管理制度是合同管理活动及其运行过程的行为规范,合同管理制度是否健全是合同管理的关键所在。因此,建立一套对建设工程合同管理制度有效性的评估制度是十分必要的。
建设工程合同管理评估制度的主要项目是:第一、合法性,指工程合同管理制度符合国家有关法律、法规的规定;第二、规范性,指工程合同管理制度具有规范合同行为的作用,对合同管理行为进行评价、指导、预测,对合法行为进行保护奖励,对违法行为进行预防、警示或制裁等;第三,实用性,指建设工程合同管理制度能适应建设工程合同管理的要求,以便于操作和实施;第四、系统性,指各类工程合同的管理制度是一个有机结合体,互相制约、互相协调,在建设工程合同管理中,能够发挥整体效应的作用;第五、科学性,指建设工程合同管理制'度能够正确反映合同管理的客观经济规律,保证人们运用客观规律进行有效的合同管理。 (四)推行合同管理目标制 合同管理目标制,是各项合同管理活动应达到的预期结果和最终目的。
建设工程合同管理的目的是项目法人通过自身在工程项目合同的订立和履行过程中所进行的计划、组织、指挥、监督和协调等工作,促使项目内部各部门、各环节互相衔接、密切配合,验收合格的工程项目;也是保证项目经营管理活动的顺利进行,提高工程管理水平,增强市场竞争能力,从而达到高质量、高效益,满足社会需要,更好地为发展和繁荣建筑业市场经济的目的。 合同目标管理的过程是一个动态过程,是指工程项目合同管理机构和管理人员为实现预期的管理目标,运用管理职能和管理方法对工程合同的订立和履行行为施行管理活动的过程。
全过程包括;合同订立前的管理、合同订立中的管理、合同履行中的管理和合同纠纷管理。 1.合同订立前的管理 合同签订意味着合同生效和全面履行,所以必须采取谨慎、严肃、认真的态度,作好签订前的准备工作,具体内容包括:市场预测、资信调查和决策,以及订立合同前行为的管理。
2.合同订立时的管理 合同订立阶段,意味着当事人双方经过工程招标投标活动,充分酝酿、协商一致,从而建立起建设工程合同法律关系。 订立合同是一种法律行为,双方应当认真、严肃拟定合同条款,作到合同合法、公平、有效。
3.合同履行中的管理 合同依法订立后,当事人应认真作好履行过程中的组织和管理工作,严格按照合同条款,享有权利和承担义务。 4.合同发生纠纷时的管理。
随着经济的发展,合同的种类越来越多,致使合同管理成为一项至关重要的管理工作。合同管理的内容一般包括:1、合同签订管理;2、合同履行管理3、合同变更管理;4、合同档案管理。针对不同的合同类型、不同的管理内容,管理方法会有所不同,总的来说合同管理要做到以下几点:1.做好合同管理规划工作,加强合同管理体系和制度建设,制定出完善可行的合同管理构架图。2.根据工程具体情况确定合同管理工作的重点,使得合同管理工作有的放矢。3.制定出完善可行的一系列合同管理制度,如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。4.在合同管理方面借鉴国际先进经验,加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。5、加大合同管理力度,保证合同的全面履行。大家在实务中,如果遇到特定类型的合同,有不清楚的问题,建议及时咨询专业律师。
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