本文介绍如何做好迎接外审的准备工作。
仅供参考。如有不对,请指正。
1.正确对待外审1.1 每次审核都是有目的的。譬如,接受第三方审核,通过认证,获得证书;接受第二方(顾客)审核,希望成为他们的供方,或者其他什么目的。
准备工作必须围绕这个目的进行。1.2 立足于建立和执行符合要求的体系。
通过认证、获得顾客认可的前提是,实际上已经建立符合标准、相应法规条例和顾客要求的质量管理体系,组织要展示自己有能力提供顾客满意的产品和服务。因此,要会用客观证据来证实自己有能力,有效地执行这个质量管理体系。
1.3 积极展示自己能力。无论什么审核目的,迎接外审都是一次展示自己能力的机会。
必须正确对待,特别要正确对待审核发现的不符合项。不合格不是好事,但可以变成好事。
要从正面认识。因为,不符合客观存在,这次不被发现和纠正,将来总会带来比现在更大的损失。
1.4 积极配合审核方做好审核工作。顺利完成审核是审核方和被审核方共同的任务。
审核是为获得审核证据并对其进行客观的评价,以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。审核方希望尽快能从现场取得充分的证据,从而相信被审核方的质量管理体系是符合审核准则,是有效的;被审核方应当积极展示符合审核准则的各种证据,证明自己所建立的体系符合标准要求,执行是有效的。
2.如何做好这项工作,主要把握好如下各个方面:2.1明确这次审核的目的和审核的范围管理者代表和负责迎接审核工作的主管人员必须事先尽量早了解、确定以下信息:2.1.1审核的目的。这次审核是认证(2008版认证审核),还是第二方审核,或者其他什么目的。
2.1.2审核的判别准则。不同审核目的应当用不同的审核准则。
通常是质量管理体系标准、自己的手册、程序和其他体系文件和产品文件,还有和顾客签订的合同,以及适用的各种法规条例等,都是审核的准则。但是,不同审核目的,侧重点是不同的。
譬如第二方审核比较侧重于与他们产品有关的要求。第三方审核侧重于过程和顾客的要求。
2.1.3审核的范围。确定审核的地点、职能、产品等范围(到时SGS会提供审核计划)。
2.1.4审核人员数量和分组情况。通常提前一周,会接到审核方包括以上这些方面的内容的书面通知,可以充分准备。
3.组织落实3.1公司层次确定陪同人员公司要针对认证机构(顾客方)每个审核员各配一名陪同人员。这个(些)人应当熟悉准则、公司机构、分工和业务,有一定的交际和表达能力。
负责公司内部向上和与各有关职能之间的沟通。通常由有经验的内审员担任。
3.2各个层次指定接受审核人员根据质量手册组织架构的分工,和这次审核有关的单位、部门,事先指定一个接受审核的人(通常是经理、主管、或者部门的主要骨干配合)。如果有必要,再指定一个候补。
万一接待人由于什么原因不能接待,或者回答不上时,候补的顶上。接受审核人员的任务是设法用客观证据来展示自己所负责部门符合审核准则证据,证明体系执行有效。
主要是:3.2.1代表单位、部门按照审核计划,事先选择、准备好典型的证据材料,包括文件、记录、实物和现场的介绍和接待。接受审核时主动提供,作为客观证据,证明自己的体系符合性和有效性。
3.2.2现场回答审核员提出的问题,补充提供客观证据。满足审核方的要求。
3.3陪同人员和接受审核人员的培训3.3.1把审核计划事先通知以上这些人员,做简单的培训。时间不超过1小时。
如有什么问题,请他们事先提出来,培训要做培训记录。(拿到审核计划再进行培训)3.3.2认识上再统一一下职责分工。
体系什么要素由谁负责代表公司提供证据。哪个职能部门由谁负责。
自己检查一下,这些准备好提供的客观证据,汇集起来是否能充分证明体系的符合性和有效性。3.3.2沟通一下,实际上,建立体系的时候已经明确了本文件上面第3.3.2条内容。
只是临时再强调、提醒一下,达到沟通的目的。同时,让大家相互知道通讯联系的方式和信息,如,办公地点、座机和手机号码等,以便到时候可以有效沟通。
4.迎接评审的思想动员4.1让员工知道在合适的时候,通过一定的方式,让全公司员工知道,某时间段内会接受什么审核。(外审通告)4.2懂得如何接待4.2.1要求每个员工(至少接受审核时在岗位上的那些员工,包括管理和技术人员),都要认定自己的工作范围。
准备好前面第3.2条的内容。譬如,能回答自己负责的工作,执行的文件,说明自己工作和公司质量目标达成有什么关系。
选择好典型的证据材料,证明自己所做工作符合标准、法规和顾客的要求,达到目标要求。事先准备好提供的证据。
当审核员要求您展示证据时,可以提供哪些证据?譬如,标准、公司文件(质量手册、程序文件、作业指导书/图纸)、表格记录等。4.2.2预计审核时会提出什么问题?应当如何回答。
4.3每个员工应能回答一些共性的问题每个员工都有可能被审核到,因此,除了准备自己负责的工作范围的问题以外,还必须确定一些共同需要认知的问题。应当根据审核目的来确定,其中譬如:4.3.1ISO9001标准第5.5.2.c)要求,“确保整个组织满足顾客要求意识的提高。
需要提供手册、程序文件;体系运行记录,例如:实验数据、质量报表、化验单等(查看程序文件所需质检部提供的记录就可以);设备、仪器的定检、自检报告、记录;化学品的保存使用记录;新品研发情况;不合格品控制情况(包括产品和原料);上年不符合项的整改;也可能现场取样品等;质检部需要的证照原件是否年检;实验员的资格情况;内审、管理评审情况。
其实外审也不用怕,人家都是专家想给你找点毛病很简单,把心情放平和,有错我们改就完了嘛~不要太紧张,审计机构也是来帮助公司提升管理的,多交流沟通,共同把管理提升,为顾客提供最满意的产品、服务才是王道。
首先ISO9000是通用的体系管理流程,与你公司的产品的直接相关性不是太大,所以一般来讲针对销售人员的要求是通用的,问题大概如下:
1、市场调研情况的分析;
2、销售的计划、预测计划及计划的执行情况;
3、你公司与顾客签订合同前的评审情况(包括顾客的要求及评审的过程记录);
4、顾客满意度的情况;
5、顾客财产的管理情况;
6、顾客访问及沟通的一些记录情况。
销售部门专有的大概就以上内容,还有就是审查时审核员时可能会提问如公司的质量方针目标啊、公司的内部质量体系审核涉及销售部门的情况等等。
1 关于过程识别 ISO9000:2000标准强调了过程识别、过程控制和过程改进。
企业在贯标过程当中往往忽视这个环节。通常的做法为,企业各部门首先要识别其主要工作、主要过程、在充分了解过程的基础上评价过程,确定过程是否存在风险,对易产生风险问题的环节进行过程监控,使过程处于受控状态,使过程的输出稳定。
另外还要注意过程改进,ISO9000八项原则中强调持续改进是永恒的目标,因此企业要不断的改进过程,不断完善过程,从而使企业的管理水平提升。 2 关于质量目标 标准要求企业在相关职能和层次上建立质量目标。
质量目标应包括满足产品要求的所需内容。因此企业在制定目标时要考虑产品要求,包括性能、法律法规要求;要考虑过程,ISO9000标准强调识别过程、评价过程、了解过程的现有状况,并在此基础上制订适宜的目标;目标要体现改进,并为实现改进策划适宜的方法。
如企业要提高一次交检合格率,那么首先要统计现有的水平、状况,分析影响一次交检合格率的原因,并针对原因采取改进措施,从而使合格率提高。以往审核时经常发现企业的目标已经完成,甚至现有的目标值远远高于企业制定的目标,这样的目标是不适宜的,不能体现过程改进。
3 关于文件和记录 标准要求应编制和保持质量手册,对程序文件的要求只提出必须建立6个程序,即文件控制程序、记录控制程序、内部审核控制程序、不合格品控制程序、纠正措施程序和预防措施程序。以上程序集中在第4章的文件要求和第8章的测量分析和改进之中。
由于ISO9000:2000版标准适用于不同类型、不同规模、不同产品的组织,因此其对程序文件的要求也侧重在文件建立和改进、完善方面,对产品实现过程以及过程控制方式,需要企业自己去识别。企业识别时应考虑以下几个方面: ☆ 顾客及其相关方的要求 ☆ 相关的法律、法规及标准要求 ☆ 主要过程活动 另在编制文件和记录时,首先要进行策划,审核时经常发现文件编写缺乏依据。
如工艺文件、检验文件的编写与技术要求不一致,记录编制不便于操作,如检验记录中未明确技术要求及看不出记录结果是否符合要求。 4 关于设计和开发 设计和开发输入的主要内容应当包括功能和性能要求,很多企业在确定设计输入时对产品的功能和性能要求识别不是很充分,如专用车设计,其专门用途应当是主要设计输入,有些企业仅是把一般的通用法规和标准要求作为设计输入,对专用车的特殊要求没有纳入设计输入中考虑。
对设计和开发输入和输出的关系不理解,如某企业发现设计输入中要求制动距离是100Km/h时≤53m,而输出中是80Km/h时≤50.7m。输出应当是以能够针对设计和开发输入进行验证的方式提出。
设计和开发验证中对验证结果出现不满足输入要求的情况应当采取一些必要的措施。审核中发现有对可靠性的验证达不到要求时没有相应措施。
设计和开发确认,多数企业将公告型式试验或者鉴定等作为确认,实际这些都是政府行为,并不能满足标准关于确认的要求。应对样品进行充分试验,依据是企业的技术规范,而不是国家标准。
设计和开发阶段是由设计和开发策划活动来确定的,一般设计和开发阶段应当是与实际进行的项目相适应的,在这方面很多企业的设计阶段不能结合自身特点定义。 5 关于检验和不合格控制 对产品的特性进行监视和测量的依据应当是企业的技术规范。
整车出厂检测按照7258进行,零部件出厂检测按照国家标准进行都是不正确的做法,没有起到企业的出厂检测的应有作用。如整车对于制动、排放等,国家标准的要求都是远低于企业产品的技术规范要求的,按国家标准进行检测控制放行就失去了最终检验的意义了。
对于维修站的发动机大修和中修,修理完成的车辆的排放性能是一项重要的质量特性,很多维修站对维修车辆的排放检验没有给以足够的重视,如无排放检验记录,本身无检验手段而没有做出必要的检验安排等。 采用抽检的方式对大批量的产品进行检验是一个常用的做法,但批次抽检出现不合格时很多企业仅对发现的不合格进行处理,而不去追溯该批产品的整批合格情况,这样很容易导致不合格产品最终出厂。
6 关于特殊工序 特殊工序是指输出不能由后续的监视或测量加以验证的工序。汽车行业的典型特殊工序包括焊接、油漆、热处理等。
对于特殊工序,为了确保工序产品质量,应当对工序的工艺参数进行监控。对特殊工序控制不严导致的后果往往是隐性的,不能及时发现,所以企业应当特别强调对特殊工序的监控。
实际审核活动中发现有些企业,尤其是中小企业对特殊工序的理解不到位、控制不严。 对特殊工序的另外一个要求是对特殊工序的工艺参数进行确认,一般企业都能正确处理特殊工序确认,但是对特殊工序再确认的时机把握多数不是很好。
7 关于测量和监视装置 为确保企业测量设备的测量结果有效,对测量设备应当对照能溯源到国际或国家标准的测量标准,按照规定的时间间隔或在使用前进行校准或检定。实际审核中经常发现对测量设备的识别、分类不到位,未将测量设备根据对产品实现过程影响的程度进行分类管理。
如将监控工艺参数的测量设备与一般的显示工作。
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