青之实验室信息化管理系统之样品管理流程1、样品的采集 样品应具有代表性。
以样品的结果说明总体的情况,对总体作出结论。采样遵循如下原则:a) 代表性 :采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响,使样品最大限度地接近总体情况,保证样品对总体有充分的代表性。
b)可获性:某些情况下,样品可能不具备代表性 ,而是由其可获性所决定。c)公证性:采样必须保证公正 ,由具有资格的人员 (接受过采样培训且考核合格的人员 ) 进行。
必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封 ,并做好现场采样记录 。填写样品采集记录表 ,双方签字确认。
2、样品的接收 a)填写委托书 无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写 “样品检验委托书“,一般委托书一式二份 ,一份留检验机构存档 ,一份交委托方作为领取报告凭证 。b)审核委托书 接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范,是否有空项 ,手续是否齐备,资料是否完整 ,标准引用是否正确、适宜 。
c) 核查样品 样品应与 “ 样品检验委托书”填写内容一致 。样品包装应完好,如不完好应有文字记录。
送检样品数量应符合检验 、复验 、仲裁的要求 ,如送检样品仅为检验样品应有文字说明。d)正式受理 样品接收人员在 “ 样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。
3、样品的编号 为保证检验样品溯源 ,原则上一份样品给予一个唯一性编号。对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。
样品编号可由年份 、样品类别代码和样品序号组成(或者其他的适合实验室的编号) 。为保证样品编号的唯一性 ,一般由样品接收部门负责统一编制,或者有LIMS的实验室可以由系统生成。
4、样品的识别 样品的识别包括唯一性编号 (样品受理编号 ) 和样品不同试验状态 (未检 、在检 、检毕 、留样 ) 标识 。对检毕样品应有“ 检毕” 、“ 合格 ” 、“ 不合格 ”标识 。
对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别 ,以确保每个包装的唯一性。样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上5、样品的流转 样品受理后 ,由业务人员根据客户“样品检验委托书”中的要求 ,向检测部 门 (人员 ) 下达 “ 样品检验交接单 ” ,并通知检测室样品管理员取待检样品。
检测室样品管理员在交接时应核查样品状况并在 “样品检验交接单”上签收认可 。样品传递到检测室后由检测室样品管理员统一登记 。
未检、在检 、检毕样品应分别存放 。检测员领取样品作试验时 ,样品识别号不得改变 。
样品在流转和检测过程中应加以防护 ,避免受到非检测性损坏或丢失。6、分包样品的管理 对外提供给分包实验室的样品 ,在交付前应检查样品完好性,交付分包实验室的样品应有对方接收凭证 。
分包管理部门应做好分包样品的登记工作。分包方应有保护样品完整性的措施,做好样品的标记和保管。
7、样品的贮存 、保管 样品贮存 、保管应设有专门的样品窒并配备合适的设施 。样品室由样品管理员专人负责,限制出入。
样品贮存环境应安全 ,无腐蚀 ,清洁干燥且通风良好 ,有温湿度监控。对要求在特殊环境条件下贮存的样品 ,应严格控制环境条件,环境条件应定期加以记录 。
留样应按照规定数量 、品种执行,以备复检 、仲裁用 。腐蚀性 、易燃、易爆和有毒的危险样品应隔离存放 ,做出明显标记。
样品管理员要对 留样样品认真进行验收登记 ,不同性质的样品分类保存。8、样品的处理 报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间 ,对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期,检毕样品处理分以下几种处理方式 :(1) 客户要求领回的样品,在留样期满后 ,客户可领回。
客户领回样品时 ,领样员需凭“ 样品检验委托书”到样品室 ,由样品管理员办理退样手续。客户需提前 (留样期内) 领回样品时,应在样品检验委托书上签注“ 对本检测报告无异议”之后 ,方可由样品管理员办理退样手续(2 ) 对留样期已过的客户委托处理样品 ,应按客户填写的要求处理。
必须监护处理的样品,样品管理员必须按规定办法监护处理 ,防止污染环境及造成危害 ,监护处理应有记录。
作为一个有良好职业行为的实验室,应该有程序文件规定样品的处置方式。
在合同评审时就应该询问客户样品的处置方式,并写入合同,然后就可以根据合同处理样品。“对与客户送来的检测试样,如果客户没有要求做完试验后退样,我们对样品应该如何处理”从你问的问题可以看出,贵实验室没有程序规定,而且也没有询问过客户。
因此,最好的办法你去问客户如何处置,征得客户同意后你们可以自行销毁。 样品处置管理,样品处置要求一般包括样品的存储、使用及安全防护和样品废弃物处理要求。
化学药品必须进行分类管理。不同的化学品接触或组合可能产生不可估量的危害,如氧化剂与还原剂、氧化性盐和强酸(易燃物存在)以及能产生不稳定物质的两种或两种以上的物质组合等,上述所有这些组合均可能导致爆炸或发热反应。
混合接触引起危险的化学品组合数量很多,有些可以依据其化学性质来判断,有些可以参考以往的事例来判断,也可以根据现有资料预测评估。
实验室样品管理的话应该从这几点出发,第一个是样品信息管理,记录样品编号,样品名称样品类别样品数量,来源,保存条件,样品单位等等样品相关信息,图形化直观展示冻存设备内样品冻存信息。
第二个是系统报警管理,样品总量过少,样品超过保质期,定期需要抽检,样品超过冻融次数系统提供预警功能。第三个是查询检索管理最好是能够搜索,就是按照关键字,样品类别,时间来快速锁定特定样品信息,这样才能最大化的提高效率,还有就是分类,统计,仪器信息的管理。
这些在实验样品管理中 是必不可少的,要不然管理起来太麻烦,国内的话不错的软件有e3-lab实验室记录系统,系统可自定义层,抽屉,架,盒等冻存设备空间的位置,能适应具体的实验室情况也可根据样品类别,存取,取出状态进行统计分析。
1、外部质量控制 外部质量控制,顾名思义就是利用实验室以外的质量控制手段来保证检测结果所采取的方式,一般分为能力验证和实验室间比对。
1.1能力验证 能力验证,指利用实验室间比对,按照预先制定的准则评价参加者的能力,是认可机构加入和维持国际相互承认协议(MRA)的必要条件之一,是实验室重要、有效的外部质量控制活动。 实验室每年可在中国合格评定国家认可委员会(CNAS,以下称CNAS)官方网站查询年度能力验证计划,针对性地选择参加能力验证的项目。
实验室通过报名的方式参与验证并领取检测样品,根据规定的方案完成检测后在规定的时间反馈给组织能力验证的机构,能力验证组织机构根据所有参与实验室的检测结果进行统计分析后出具能力验证结果报告,实验室应根据结果报告评价自己的检测能力。能力验证的评价方法包括:1、量值比对的评价参数(En):若|En|≤1,满意、通过;若|En|>1,不满意,不通过。
2、检测比对评价参数(Z):|Z|≤2,满意、通过;|Z|≥3,不满意、不通过;2 当能力验证出现不满意结果时,实验室应深入分析原因、实施纠正措施,并验证措施的有效性;当出现可疑结果时,实验室应分析原因,并视其严重程度、影响范围等必要时采取纠正措施。 参加能力验证是一种非常有效的外部质量控制方式,它不仅可以确定和监控实验室检测的能力、持续能力,亦可以有效识别实验室存在问题。
但由于能力验证受年度计划的制约,有时会出现实验室某些检测项目不在计划之列而无法确认能力的情况,因此需要开展实验室间比对来补充。 1.2实验室间比对 实验室间比对,指按照预先规定的条件,由两个或多个实验室对相同或类似的测试样品进行检测的组织、实施和评价,从而识别实验室存在的问题与实验室间的差异。
开展实验室间比对一般可通过两种方式进行,一种是自主组织,另一种是以参与者身份参加。作为组织者,实验室首先要选择适宜的比对实验室,为确保比对结果的可信度,建议尽可能选择已获得CNAS认可、计量认证或行业内权威的实验室;实验室还应合理编制比对方案,方案应包括采用的方法、测试的项目、数据分析处理方法、样品数量及必要信息、实验要求、测试结果等内容,并与参与实验室达成一致意见;最后,组织者根据测试结果编制比对报告,明确比对的结论及需要改进的问题、改进措施等。
实验室通过开展实验室间比对,及时发现存在的问题以及与其他实验室的差异,从而查找原因并及时改进。与能力验证比较,它的灵活性更强,可作为实验室外部质量控制的常用手段。
2、内部质量控制 内部质量控制,指实验室为确保检测结果的有效性而利 用自身资源在实验室内部实施的质量控制,一般包括使用标物监控、人员比对、仪器比对、方法比对、留样再测、分析物品不同特性结果的相关性等方法。 2.1人员比对 即实验室检测技术人员之间的能力比对,由不同的检测技术人员利用相同的仪器、使用相同的方法、在相同的检测条件下对同一特殊物质进行测试,将获取的数据来进行评价。
可作为新员工培训后验证其技术能力的手段,亦可在有多名检测人员的实验室开展。 2.2仪器比对 即检测仪器之间的比对,使用不同的检测仪器、由相同的检测人员、采用相同的方法、在相同的检测条件下对同一检测样品进行测试,将获取的数据进行评价,以确定仪器间的差异。
当实验室拥有不同设备时,可采用仪器比对的方法开展质量控制,特别可用于当某台仪器参加能力验证获得满意结果时,可用其来衡量其他仪器的可信度。 2.3方法比对 即检测方法之间的对比,使用不同的检测方法,在相同的人员、相同的仪器、相同的检测条件下对同一检测样品进行测试,将获取的数据进行评价,以确定方法间的差异。
当实验室使用新方法、超出预期使用的标准方法、实验室制定的方法以及扩充或修改的标准方法时,可与标准方法进行比对,以证实该方法是否适用于预期的用途。 2.4分析物品不同特性结果的相关性 这种方法是样品中同时存在若干特性,特性问题有确定的关系,当这些特性被试验确定后,通过考察实验结果中表现出的特性间的关系是否违背已知关系来判断实验结果的正确性。
这些相关特性间常存在因果关系,因此相关特性分析的方方可以用于实验条件与被测性能间的相关关系的分析。 以上分析看出,内部质量控制操作方便、方法多样、易于实施,可作为实验室日常的质量控制手段。
3、小结 实验室的质量控制是保证实验室检测结果的准确性、有效性的重要手段,是实验室持续改进管理体系的有效工具,是实验室管理中的永恒主题。因此,实验室应结合自身的实际情况,自觉地、经常地、有计划地、针对性地开展质量控制活动,并利用其数据进行深入分析,查找不足并加以改进,使实验室的管理水平和技术能力得到不断提高。
参考文献 [1]CNAS-CL01 《检测和校准实验室能力认可准则》 [2]CNAS-RL01 《实验室认可规则》 [3]CNAS-RL02 《能力验证规则》。
(1)样品管理 除用于现场测定的样品外,大部分水样都需要运回实验室进行分析。
在水样的运输和实验室管理过程中应保证其性质稳定、完整、不受沾污、损坏和丢失。 现场测试样品,应严格记录现场检测结果并妥善保管。
实验室测试样品,应认真填写采样记录或标签,并粘贴在采样容器上,注明水样编号、采样者、日期、时间及地点等相关信息。在采样时还应记录所有野外调查及采样情况,包括采样目的、采样地点、样品种类、编号、数量,样品保存方法及采样的气候条件等。
(2)样品运输 水样采集后应立即送回实验室,根据采样点的地理位置和各项项目的最长可保存时间选用适当的运输方式,在现场采样工作开始之前就应安排好运输工作,以防延误。 样品装运前应逐一与样品登记表、样品标签和采样记录进行核对,核对无误后分类装箱。
塑料容器要塞进内塞,拧紧外盖,贴好密封带,玻璃瓶要塞紧磨口塞,并用细绳将瓶塞与瓶颈拴紧,或用封口胶、石蜡封口。待测油类的水样不能用石蜡封口。
需要冷藏的样品,应配备专门的隔热容器,并放入制冷剂。 冬季应采取保温措施,以防样品瓶冻裂。
为防止样品在运输过程中因震动、碰撞而导致损失或沾污,最好将样品装箱运输。装运用的箱和盖都需要用泡沫塑料或瓦楞纸板作衬里或隔板,并使箱盖适度压住样品瓶。
样品箱应有“切勿倒置”和“易碎物品”的明显标示。
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