会议程序要安排得详+、紧凑,避免出现冷场和混乱局面。
同时,与会者还应注意各种礼节、礼仪。1•签到。
新闻发布会的入口处要设立签到处,安排专人负责签到、分发材料、引入会场等接待工作。接待人员要热情、大方、举止文雅。
2。会议开始。
主持人将召开新闻发布会的目的、将要发布的消息或要公布的事情经过、真相作一简要介绍。 主持人应根据会议主题调节好会议气氛,当记者的提问离会议主题太远时,要善于巧妙地将话题引向主题,当会议出现紧张气氛时,能够及时调节、缓和。
切实把握好会议的进程和时间。3。
领导人发言。领导人在会上发言时,要突出重点,具体而恰到好处,语言要生动、自然,吐字要清晰,切忌冗长嗅唆。
4。答记者问。
领导人在回答记者提问时,要准确、自如,不要随便打断记者的提问。对于不愿透露或不好回答的事情,不应吞吞吐吐。
要婉转、幽默地向记者做出解释。遇到不友好的提问,应该保持冷静,礼貌地阐明自己的看法,不能激动发怒,以免引出负面报道。
5。会议结束。
新闻发布会结束后,主办人员要向参加者一一道别,并感谢他们的光临。对于个别记者有特殊要求时,有关人员还应耐心地予以答复。
新闻发布会后,主办单位还应及时收集到会记者做出的报道,检查是否达到了举办新闻发布会的目的,是否有不利于本单位的报道。并予以更正、说明。
一、会议预案的制定:当决定召开会议之后,秘书人员要着手做的就是拟定详细的会议方案。
会议方案也称为会议预案,就是为实现一定的会议功能目标,事先对运作环节、工作事务过程,办事流程所做的有序安排。属于计划类会议文书。
一般来说,中、大型会议或重要的电视、网络视频会议才需要拟定预案,简单的小型会议,不必有预案。 会议方案的内容与格式:一份完整的预案包含以下内容:1、明确召开会议的目的、任务。
即这次会议要实现什么目的、效果及有哪些方面的具体要求,这是拟定预案的第一步;2、会议的规模,包括确定与会总人数、与会者的职务、级别、主持人选,概算经费成本,确定会议的会期等;3、会议名称、召开的时间、地点;4、会议材料的组织和大会发言安排;5、其他事项的安排。 二、拟定会议议程和日程:会议预案是对大中型会议的整体筹划,会议议程是对会议议题进行先后次序的安排,会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。
议程和日程是会议方案的组成部分。秘书人员在协助领导筹备会议时,可以说,制定会议预案是整个工作流程的第一步,接下来还有很多工作要做。
1、编制会务程序表议预案:虽是整个会议的计划,但会议预案不完全等于会务工作计划,因为会议预案所列项目比较笼统,而会务工作则是十分具体、细致的。秘书部门有必要在会议预案的基础上对会务工作做出一个周到细致的具体计划,编制成“会务工作程序表”。
程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。 会务工作程序表由会务工作负责人(通常是办公室主任)编制。
由于它是具体事条的安排,不一定须经上司审查批淮。会务工作程序表编好后,可作为会议预案的附件发给承担会务工作的人员。
由于分工明确、内容具体、时间要求严格,各人可按程序表分别进行具体准备工作。 会务工作负责人也可按程序表检查各项事务的落实情况,凡是已经按要求完成的,就在备注栏注明“已办”,这样会务工作就可井然有序地进行,防止出现顾此失彼、重复忙乱的情况。
2、准备会议材料:①会议文件的起草会议文件的起草是件非常严肃的事。有的要提前很长时间开始淮备。
提倡领导亲自主持并参加重要文件的起草,必要时要成立专门的起草班子。一般情况下,日常的工作会议或专题性比较强的会议的文件,可由相关职能部门负责起草;一些重要的、大中型会议,需要在主要负责人的主持下,事先成立专门的起草班子,专司文件起草工作。
②会议文件的审效会议文件有些需要在会议上宣读,有些是关于程序、流程的规定,一旦有了差错,直接影响到会议的质量与进程。 为了确保会议文件的质量,提高会议效率,秘书人员需要在会前对组织起草和有关部门报送的会议文件进行审核和校对工作,然后向上司提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
③文件材料的印制和分发需要提交会议审计的文件讨论稿和其他资料,应在会议召开前印制完毕并发到与会人员手中。 分发文件的方法主要由:⑴意识会前分发;⑵报到、入场时分发;⑶按座位发放;⑷会议结束时分发。
三、发出会议通知发出会议通知常用两种形式,一种是口头通知,一种是书面通知。口头通知主要适用于一些单位内部召开的会议,或参加人员少、准备时间短的会议。
根据通知方式不同,口头通知又分为当面通知和电话通知。 书面通知是一种比较正式、传统的通知方式,主要适用于一些大中性会议。
主要由两种方式。一种是以正式文件形式下发的会议通知,另一种是便函形式的会议通知。
四、布置会场与检查布置会场应与会议议题、会场本身的空间、形状和出席人员的需要协调一致。布置会场包括整体格局的布置和主席台,场区座次的布局。
会场布置完,还要听取筹备人员汇报或亲自到会议场地等方式,检查会议筹备和布置情况,确保会场安排周密。五、落实后勤服务:1、预定住宿客房:会议住宿安排最简单的方法是由与会者自己安排,但是考虑到经济利益和效率最好是由主办单位预定房间;2、安排会议餐饮:安排会议餐饮需注意:①考虑餐饮的形式与规格;②签订餐饮合同;③控制餐饮成本;④科学编席;⑤关注餐饮安全。
3、落实交通保障;4、印制有关票证:凡是大型会议,均需要制作有关会议的票证。
原发布者:失火厨房
会议准备工作流程1、会前筹备工作1、撰写工作方案,确定会议主题、内容、参会范围等。2、撰写会议主持词、讲话稿,确定会议议程,草拟会议通知,根据会议的具体情况,设计并安排会场的布局。3、制作参会人员名单,确定联系方式,准备签到表,绘制座位图。2、会期准备工作(一)会前工作4、联系会场提供单位,确定会议室(会客室)。5、印发会议通知,准备会议所需材料(确定份数、分发范围、分发方式)。6、制作会标、桌签(背签)、指示牌。7、联系电视台、宣传办,做好会议的宣传工作。8、会场布置:悬挂会标、摆放桌签、准备纸笔(笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等)、调试设备、增减桌椅、清洁卫生,准备其他会场所需用品(水果、茶水、纸杯、抽纸等)。9、保持与参会领导、人员的联系(参会领导姓名、职务等信息),及时了解行程(安排车辆接送),做好迎接准备。10、打印签到表,组织签到工作,维持会场内外秩序。(二)会中工作11、会场内后勤服务。12、做好录音、摄像、会议记录等工作,及时归档留存。13、测评票等资料的现场收发、整理及统计工作。3、会后进一步开展工作14、整理会场。15、安排用餐、住宿、送行。16、会议后需准备的文件:参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。17、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及
工作流程1、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署; 2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量; 3、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员; 4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷; 5、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用; 6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签; 7、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备; 8、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证; 9、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南; 10、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水; 11、跟踪参会人员行程安排,人员到位后发放资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示; 12、安排好会议车辆,迎接参会人员到达会议地点,安排参会人员住宿; 13、会议前期,全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员; 14、会议开始前,做好参会签到,向会议主持人通报人员参会情况; 15、会议开始后,安排会议期间茶歇的催要,会后餐饮落实; 16、会议结束后,回收自带设备、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训; [编辑]注意事项 1、会务组确定会议主题及会议时间、内容后,要制定详细的会议方案,对材料准备、物资准备、组织安排设定专门的人员负责完成; 2、根据会议方案制定会议预算,并提前申请费用,费用要以7分支票和3分现金组成; 3、因会务指南需要确定的事项较多,因此会议通知要提前发布,会务指南可在参会人员到达后分发; 4、会务组要提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜; 5、会后餐饮要与会议安排时间紧密衔接,并要注意餐饮菜单的确定以及台形图设置; 6、整个会议过程中,要安排监控人员,检查会务组各项工作落实情况,所有异常情况记入工作日志,作为会议经验教训总结的依据;。
一、宾客姓名标签的摆放
二、投影、扩音设备的提前布置调试
三、鲜花、水果的布置
召开会议须事先明确三个角色:会议主持、会议调度和会议记录。
制定会议纪律并严格遵守。这个在给每个人发的会议材料中的《会议注意事项》里面就要写明,诸如,进入会场前把手机调至振动或关机,这一点在与会者进入会场前也要提醒一下。
主持人、调度人利用各种方法使会议紧扣主题,提升会议气氛,使与会的每一个人都敢于说、参于说,从而达到预期的效果。大家都缄口沉默对会议本身来说不是好事情,只有让每个于会者都围绕话题说出真正想说的,真正有价值的才达到了会议的最高境界。
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